Plain-language summary: we collect what's needed to run billed for you — your account details and the business data you enter. We don't sell your data or use it for advertising. Payments are handled by Stripe (we never see your card). You can export your data at any time, and request full account deletion by emailing support.
billed (billed.au) is operated by MAJO INDUSTRIES PTY LTD (ACN 658 191 176, ABN 76 658 191 176), Australia. We handle personal information in accordance with the Australian Privacy Principles under the Privacy Act 1988 (Cth). Contact: support@billed.au.
When you use receipt scanning or document import, the image or file you provide is sent to Google's AI services (Gemini) to extract the details, and the result is returned to your account. We only send what's needed for the feature you triggered. We don't use your data to train AI models, and we use provider configurations intended to ensure our AI providers don't use it to train theirs.
We use a small set of reputable providers to run billed:
Your billed records and receipt photos are stored with Supabase in Australia (Sydney region). Some providers process data overseas — Stripe (payments), Resend (email delivery) and Google (address lookup and AI scanning) operate primarily from the United States, and may be subject to the laws of the countries in which they operate. Where personal information is transferred overseas, we take reasonable steps to ensure the recipient handles it consistently with the Australian Privacy Principles, including through the providers' contractual and security commitments.
App-store purchases are different. If you subscribe through Google Play, Google is the merchant of record: it sells the subscription to you, takes your payment and issues your receipt. For that transaction Google is an independent controller of your information, not a provider acting on our behalf, and Google’s own privacy policy governs what it collects. We receive only a purchase identifier and the subscription’s status — never your payment details. The same will apply to Apple if billed is released on the App Store.
Your data is transmitted over encrypted connections (HTTPS/TLS) and is encrypted at rest by our hosting provider, including backups. Accounts are isolated from one another at the database level by row-level security, so one account cannot read another's records even if a request is altered. Access to production systems is restricted to authorised personnel who need it to operate and support the service, and stored files are served only through short-lived signed links. No system is perfectly secure, so we also make it easy for you to keep your own exports.
We keep your data while your account exists so the service works for you (including if your subscription lapses, so you can still export).
When you delete your account, everything belonging to it goes immediately: your sign-in, invoices, quotes, clients, expenses, time entries, bookings, trips, products, equipment, business details, settings, document numbering, notifications, scheduled emails, the record of accepting our terms, and every receipt and scheduled-email file in storage. There is no grace period and no undo, and we do not keep a copy in order to provide one.
Backups. Deleted data is removed immediately from the live service; a copy can persist in encrypted database backups for up to 7 days before it rolls off. Backups are never used to restore an individual account.
One small record remains, holding no name and no email address: the account’s internal identifier, a date, which store was billing it, the subscription or purchase identifier, which version of our terms was accepted and when, and the date a store last mentioned that purchase. It exists for two reasons. A subscription bought through Google or Apple keeps renewing after the account is gone — only you can cancel it, we cannot — and every renewal sends us a notification naming a purchase we would otherwise be unable to place. It is also the only remaining answer to whether our terms were accepted, which is a question a deleted account can still be asked.
How long that record is kept:
180 days is a refund and chargeback margin: card chargebacks commonly run to 120 days, and store refunds can arrive months later. A subscription that goes quiet stops moving the date and expires on its own. A nightly job removes the record once its date passes. Nothing is kept indefinitely.
Our own accounting records of payments you made live with Stripe, Google or Apple rather than in this database, and deleting your billed account does not affect them or the tax records we are required to keep.
In the billed app, we use only what's needed to keep you signed in and make the app work offline (authentication tokens and a local copy of your data on your own device). No third-party advertising cookies.
Our marketing website at billed.au is separate and may use analytics cookies, depending on where you are and whether you've agreed — see section 10 below.
We use Google Analytics on our marketing website (billed.au) to understand how visitors find and use it — which pages they view, how they arrived, and which links they click. This helps us improve the site.
Google Analytics collects information such as approximate location (city level), device and browser type, and pages visited. It uses cookies to recognise returning visitors. This information is aggregated and is not used to identify you personally. We have IP anonymisation switched on, so your full IP address is not stored by Google.
If you're in the European Union or the United Kingdom, we ask first. Google Analytics does not load and no analytics cookie is set until you accept. When you first visit, a banner asks whether you agree; if you decline, analytics stays off and we don't ask again. We work out where you are from your browser's time zone setting, so this happens without us collecting anything about you beforehand.
Outside the EU and UK, Google Analytics loads when you visit the website.
Changing your mind. Your choice is stored in your own browser (under billed-analytics in local storage) and not on our servers, so it applies to that browser and device. Clearing your browser's site data for billed.au resets the choice and you'll be asked again on your next visit. You can also opt out of Google Analytics in any browser using Google's opt-out add-on.
Google Analytics does not run inside the billed app. Your invoices, clients, expenses and logbook data are never sent to Google.
Google's handling of this information is covered by Google's privacy policy.
If you are in the European Economic Area or the United Kingdom, the following applies in addition to the rest of this policy.
Who is responsible. The data controller is MAJO INDUSTRIES PTY LTD (details in section 1). Contact: support@billed.au.
Why we are allowed to process your data. We rely on:
Your rights. You can ask us to give you a copy of your personal data, correct it, delete it, restrict or object to how we use it, or provide it in a portable format. Many of these are immediate and self-service: you can edit your details, export everything, and delete your business records in the app (Settings → Danger zone). For anything else, email support@billed.au. We do not charge for these requests and we will respond within one month.
Withdrawing consent. Withdrawing consent does not affect processing that already took place. For website analytics you can change your choice at any time in your browser — see section 10.
Complaints. You can raise a concern with us at support@billed.au. You also have the right to lodge a complaint with the data protection authority in your country — in the UK, the Information Commissioner’s Office — whether or not you contact us first.
Data outside Europe. billed is operated from Australia and your records are stored in Australia (section 5). Australia is not covered by an EU adequacy decision. For the transfer of your personal data from you to us, the Standard Contractual Clauses (Module Two, controller to processor) adopted by European Commission Implementing Decision (EU) 2021/914 — and, for the United Kingdom, the Information Commissioner’s International Data Transfer Addendum — are incorporated into our Terms of Service at section 15 and are entered into when you create an account. For the onward transfers to the providers listed in section 5, we transfer only what is needed to run the service for you and take reasonable steps to protect it, including those providers’ contractual and security commitments.
We do not sell your personal information, and we do not share it for cross-context behavioural advertising. We never have. Your business data — clients, invoices, expenses, logbook — is not used for advertising by us or by anyone else, and it is not sent to Google Analytics, which runs only on our marketing website and never inside the app (section 10).
Access, correction and deletion. Most of this is immediate and in your own hands: you can view and edit your information in the app, export everything at any time, and delete your whole account from Settings → Account. If you would rather we did it, or you want a copy of what we hold in another form, email support@billed.au from the address you sign in with and we will action it without undue delay. We will not charge you for it or treat you differently for asking.
We'll update this policy as billed evolves and note the date above; material changes will be flagged in the app or by email. If you have a privacy concern, contact support@billed.au — we'll acknowledge it promptly and work with you to resolve it within a reasonable period. If you're not satisfied, you can contact the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).
Kurz zusammengefasst: Wir erheben, was nötig ist, um billed für Sie zu betreiben — Ihre Kontodaten und die Geschäftsdaten, die Sie eingeben. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung. Zahlungen werden von Stripe abgewickelt (wir sehen Ihre Kartendaten nie). Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren und die vollständige Löschung Ihres Kontos per E-Mail an den Support beantragen.
Diese deutsche Fassung ist eine Übersetzung zu Ihrer Information. Maßgeblich ist die englische Originalfassung; bei Abweichungen oder Auslegungsfragen gilt der englische Wortlaut.
billed (billed.au) wird betrieben von MAJO INDUSTRIES PTY LTD (ACN 658 191 176, ABN 76 658 191 176), Australien. Wir behandeln personenbezogene Daten nach den Australian Privacy Principles gemäß dem Privacy Act 1988 (Cth). Kontakt: support@billed.au.
Wenn Sie das Scannen von Belegen oder den Dokumentenimport nutzen, wird das von Ihnen bereitgestellte Bild bzw. die Datei an die KI-Dienste von Google (Gemini) übermittelt, um die Angaben auszulesen; das Ergebnis wird an Ihr Konto zurückgegeben. Wir übermitteln nur das, was für die von Ihnen ausgelöste Funktion erforderlich ist. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen und nutzen Anbieterkonfigurationen, die sicherstellen sollen, dass auch unsere KI-Anbieter sie nicht für ihr Training verwenden.
Wir setzen eine kleine Zahl etablierter Anbieter ein, um billed zu betreiben:
Ihre billed-Datensätze und Belegfotos werden bei Supabase in Australien (Region Sydney) gespeichert. Einige Anbieter verarbeiten Daten im Ausland — Stripe (Zahlungen), Resend (E-Mail-Versand) und Google (Adresssuche und KI-Scannen) arbeiten überwiegend aus den Vereinigten Staaten und können den Gesetzen der Länder unterliegen, in denen sie tätig sind. Soweit personenbezogene Daten ins Ausland übermittelt werden, treffen wir angemessene Maßnahmen, damit der Empfänger sie im Einklang mit den Australian Privacy Principles behandelt, unter anderem durch vertragliche und sicherheitsbezogene Zusagen der Anbieter.
Käufe über App-Stores sind etwas anderes. Wenn Sie über Google Play abonnieren, ist Google der Verkäufer (Merchant of Record): Google verkauft Ihnen das Abonnement, nimmt Ihre Zahlung entgegen und stellt Ihre Rechnung aus. Für diesen Vorgang ist Google eigenständig Verantwortlicher für Ihre Daten und kein Auftragsverarbeiter für uns; es gilt Googles eigene Datenschutzerklärung. Wir erhalten nur eine Kaufkennung und den Status des Abonnements — niemals Ihre Zahlungsdaten. Für Apple gilt dasselbe, falls billed im App Store erscheint.
Ihre Daten werden über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS) übertragen und von unserem Hosting-Anbieter im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert, einschließlich der Sicherungen. Konten sind auf Datenbankebene durch Row-Level Security voneinander getrennt, sodass ein Konto die Datensätze eines anderen selbst bei manipulierten Anfragen nicht lesen kann. Der Zugriff auf Produktivsysteme ist auf befugte Personen beschränkt, die ihn für Betrieb und Support benötigen; gespeicherte Dateien werden ausschließlich über kurzlebige signierte Links ausgeliefert. Kein System ist vollkommen sicher; deshalb machen wir es Ihnen leicht, eigene Exporte aufzubewahren.
Wir bewahren Ihre Daten auf, solange Ihr Konto besteht, damit der Dienst für Sie funktioniert (auch wenn Ihr Abonnement ausläuft, damit Sie weiterhin exportieren können).
Wenn Sie Ihr Konto löschen, verschwindet sofort alles, was dazu gehört: Ihre Anmeldung, Rechnungen, Angebote, Kunden, Ausgaben, Zeiteinträge, Termine, Fahrten, Produkte, Ausrüstung, Unternehmensdaten, Einstellungen, Nummernkreise, Benachrichtigungen, geplante E-Mails, der Nachweis der Zustimmung zu unseren Bedingungen sowie alle Beleg- und Versanddateien im Speicher. Es gibt keine Kulanzfrist und kein Zurück, und wir behalten auch keine Kopie, um eines anbieten zu können.
Sicherungskopien. Gelöschte Daten werden sofort aus dem laufenden Dienst entfernt; eine Kopie kann bis zu 7 Tage in verschlüsselten Datenbank-Sicherungen fortbestehen, bevor sie herausrollt. Sicherungen werden niemals verwendet, um ein einzelnes Konto wiederherzustellen.
Ein kleiner Datensatz bleibt, ohne Namen und ohne E-Mail-Adresse: die interne Kennung des Kontos, ein Datum, welcher Store abgerechnet hat, die Abonnement- oder Kaufkennung, welche Fassung unserer Bedingungen wann akzeptiert wurde und wann ein Store zuletzt zu diesem Kauf Kontakt hatte. Dafür gibt es zwei Gründe. Ein über Google oder Apple gekauftes Abonnement läuft nach dem Löschen des Kontos weiter — nur Sie können es kündigen, wir nicht — und jede Verlängerung schickt uns eine Benachrichtigung zu einem Kauf, den wir sonst nicht zuordnen könnten. Er ist außerdem die einzige verbliebene Antwort darauf, ob unsere Bedingungen akzeptiert wurden.
Wie lange dieser Datensatz aufbewahrt wird:
180 Tage sind eine Frist für Erstattungen und Rückbuchungen: Kartenrückbuchungen laufen üblicherweise bis zu 120 Tage, und Store-Erstattungen können Monate später eintreffen. Ein Abonnement, das still wird, verschiebt das Datum nicht weiter und läuft von selbst ab. Ein nächtlicher Vorgang entfernt den Datensatz, sobald sein Datum überschritten ist. Nichts wird unbefristet aufbewahrt.
Unsere eigenen Buchhaltungsunterlagen zu Ihren Zahlungen liegen bei Stripe, Google oder Apple und nicht in dieser Datenbank; das Löschen Ihres billed-Kontos berührt sie ebenso wenig wie die gesetzlich vorgeschriebenen Steuerunterlagen.
In der billed-App verwenden wir nur, was nötig ist, um Sie angemeldet zu halten und die App offline nutzbar zu machen (Authentifizierungs-Token und eine lokale Kopie Ihrer Daten auf Ihrem eigenen Gerät). Keine Werbe-Cookies von Dritten.
Unsere Marketing-Website unter billed.au ist davon getrennt und kann Analyse-Cookies verwenden — abhängig davon, wo Sie sich befinden und ob Sie zugestimmt haben. Siehe Abschnitt 10.
Wir verwenden Google Analytics auf unserer Marketing-Website (billed.au), um zu verstehen, wie Besucher sie finden und nutzen — welche Seiten sie aufrufen, wie sie zu uns gelangt sind und welche Links sie anklicken. Das hilft uns, die Website zu verbessern.
Google Analytics erfasst Informationen wie den ungefähren Standort (auf Stadtebene), Geräte- und Browsertyp sowie besuchte Seiten. Dabei werden Cookies eingesetzt, um wiederkehrende Besucher zu erkennen. Diese Informationen werden aggregiert und nicht dazu verwendet, Sie persönlich zu identifizieren. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert, sodass Ihre vollständige IP-Adresse nicht bei Google gespeichert wird.
Wenn Sie sich in der Europäischen Union oder im Vereinigten Königreich befinden, fragen wir vorher. Google Analytics wird nicht geladen und es wird kein Analyse-Cookie gesetzt, bevor Sie zustimmen. Bei Ihrem ersten Besuch fragt ein Hinweisbanner, ob Sie einverstanden sind; lehnen Sie ab, bleibt die Analyse dauerhaft deaktiviert und wir fragen nicht erneut. Wo Sie sich befinden, ermitteln wir anhand der Zeitzoneneinstellung Ihres Browsers — so geschieht dies, ohne dass wir zuvor etwas über Sie erheben.
Außerhalb der EU und des Vereinigten Königreichs wird Google Analytics beim Besuch der Website geladen.
Wenn Sie Ihre Meinung ändern. Ihre Entscheidung wird in Ihrem eigenen Browser gespeichert (unter billed-analytics im lokalen Speicher) und nicht auf unseren Servern; sie gilt daher für diesen Browser und dieses Gerät. Wenn Sie die Websitedaten für billed.au in Ihrem Browser löschen, wird die Entscheidung zurückgesetzt und Sie werden beim nächsten Besuch erneut gefragt. Sie können Google Analytics außerdem in jedem Browser mit dem Deaktivierungs-Add-on von Google abschalten.
Google Analytics läuft nicht innerhalb der billed-App. Ihre Rechnungen, Kunden, Ausgaben und Fahrtenbuchdaten werden niemals an Google übermittelt.
Der Umgang von Google mit diesen Informationen richtet sich nach der Datenschutzerklärung von Google.
Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum oder im Vereinigten Königreich befinden, gilt ergänzend zu dieser Erklärung Folgendes.
Wer verantwortlich ist. Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne ist MAJO INDUSTRIES PTY LTD (Angaben in Abschnitt 1). Kontakt: support@billed.au.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung. Wir stützen uns auf:
Ihre Rechte. Sie können von uns eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten verlangen sowie deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung oder Herausgabe in einem übertragbaren Format. Vieles davon steht Ihnen sofort und selbst zur Verfügung: Sie können Ihre Angaben bearbeiten, alles exportieren und Ihre Geschäftsdatensätze in der App löschen (Einstellungen → Gefahrenbereich). Für alles Weitere schreiben Sie an support@billed.au. Diese Anfragen sind kostenlos und wir antworten innerhalb eines Monats.
Widerruf der Einwilligung. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Für die Website-Analyse können Sie Ihre Entscheidung jederzeit im Browser ändern — siehe Abschnitt 10.
Beschwerden. Sie können sich jederzeit unter support@billed.au an uns wenden. Unabhängig davon und ohne dass Sie sich zuvor an uns wenden müssen, haben Sie das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren — in Deutschland bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde, im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner’s Office.
Daten außerhalb Europas. billed wird aus Australien betrieben und Ihre Datensätze werden in Australien gespeichert (Abschnitt 5). Für Australien besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU. Für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten von Ihnen an uns sind die Standardvertragsklauseln (Modul Zwei, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter) nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Europäischen Kommission — und für das Vereinigte Königreich das International Data Transfer Addendum des Information Commissioner — in unsere Nutzungsbedingungen in Abschnitt 15 einbezogen und werden mit der Erstellung Ihres Kontos geschlossen. Für die Weiterübermittlung an die in Abschnitt 5 genannten Anbieter übermitteln wir nur, was zum Betrieb des Dienstes für Sie erforderlich ist, und treffen angemessene Schutzmaßnahmen, einschließlich der vertraglichen und sicherheitsbezogenen Zusagen dieser Anbieter.
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht für kontextübergreifende Werbung weiter. Das haben wir nie getan. Ihre Geschäftsdaten — Kunden, Rechnungen, Ausgaben, Fahrtenbuch — werden weder von uns noch von anderen für Werbung genutzt und gelangen nicht zu Google Analytics, das ausschließlich auf unserer Marketing-Website und nie in der App läuft (Abschnitt 10).
Auskunft, Berichtigung und Löschung. Das meiste davon liegt unmittelbar bei Ihnen: Sie können Ihre Daten in der App einsehen und bearbeiten, jederzeit alles exportieren und Ihr gesamtes Konto unter Einstellungen → Konto löschen. Wenn wir es stattdessen übernehmen sollen oder Sie eine Kopie in anderer Form möchten, schreiben Sie von Ihrer Anmeldeadresse an support@billed.au; wir erledigen das unverzüglich. Es kostet nichts, und wir behandeln Sie deswegen nicht anders.
Wir aktualisieren diese Erklärung, während sich billed weiterentwickelt, und vermerken oben das Datum; wesentliche Änderungen werden in der App oder per E-Mail angekündigt. Bei datenschutzbezogenen Anliegen wenden Sie sich an support@billed.au — wir bestätigen den Eingang zeitnah und arbeiten mit Ihnen an einer Lösung innerhalb einer angemessenen Frist. Sind Sie damit nicht zufrieden, können Sie sich an das Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) wenden.
Resumen en lenguaje sencillo: recopilamos lo necesario para que billed funcione para usted — los datos de su cuenta y la información empresarial que introduce. No vendemos sus datos ni los usamos con fines publicitarios. Los pagos los gestiona Stripe (nunca vemos su tarjeta). Puede exportar sus datos en cualquier momento y solicitar la eliminación completa de su cuenta escribiendo al soporte.
Esta versión en español es una traducción facilitada para su comodidad. La versión original en inglés es la que prevalece; en caso de discrepancia o duda de interpretación, rige el texto en inglés.
billed (billed.au) está operado por MAJO INDUSTRIES PTY LTD (ACN 658 191 176, ABN 76 658 191 176), Australia. Tratamos la información personal conforme a los Australian Privacy Principles de la Privacy Act 1988 (Cth). Contacto: support@billed.au.
Cuando utiliza el escaneo de recibos o la importación de documentos, la imagen o el archivo que proporciona se envía a los servicios de IA de Google (Gemini) para extraer los datos, y el resultado se devuelve a su cuenta. Solo enviamos lo necesario para la función que usted ha activado. No utilizamos sus datos para entrenar modelos de IA y empleamos configuraciones destinadas a garantizar que nuestros proveedores de IA tampoco los usen para entrenar los suyos.
Utilizamos un pequeño conjunto de proveedores acreditados para operar billed:
Sus registros de billed y las fotos de recibos se almacenan en Supabase en Australia (región de Sídney). Algunos proveedores tratan datos en el extranjero — Stripe (pagos), Resend (envío de correo) y Google (búsqueda de direcciones y escaneo con IA) operan principalmente desde Estados Unidos y pueden estar sujetos a las leyes de los países en los que operan. Cuando se transfiere información personal al extranjero, adoptamos medidas razonables para que el destinatario la trate de forma coherente con los Australian Privacy Principles, incluidos los compromisos contractuales y de seguridad de los proveedores.
Las compras en tiendas de aplicaciones son distintas. Si se suscribe a través de Google Play, Google es el vendedor responsable (merchant of record): le vende la suscripción, cobra su pago y emite su recibo. En esa operación Google actúa como responsable independiente de su información, no como proveedor por cuenta nuestra, y se aplica la propia política de privacidad de Google. Nosotros solo recibimos un identificador de compra y el estado de la suscripción — nunca sus datos de pago. Lo mismo se aplicará a Apple si billed se publica en la App Store.
Sus datos se transmiten mediante conexiones cifradas (HTTPS/TLS) y nuestro proveedor de alojamiento los cifra en reposo, incluidas las copias de seguridad. Las cuentas están aisladas entre sí a nivel de base de datos mediante seguridad a nivel de fila, de modo que una cuenta no puede leer los registros de otra ni siquiera si se altera una solicitud. El acceso a los sistemas de producción está restringido al personal autorizado que lo necesita para operar y dar soporte al servicio, y los archivos almacenados solo se sirven mediante enlaces firmados de corta duración. Ningún sistema es perfectamente seguro, por eso también le facilitamos conservar sus propias exportaciones.
Conservamos sus datos mientras exista su cuenta para que el servicio funcione (incluso si su suscripción caduca, para que pueda seguir exportando).
Cuando elimina su cuenta, desaparece de inmediato todo lo que le pertenece: su acceso, facturas, presupuestos, clientes, gastos, registros de tiempo, reservas, viajes, productos, equipo, datos de su negocio, ajustes, numeración de documentos, notificaciones, correos programados, el registro de aceptación de nuestras condiciones y todos los archivos de recibos y envíos programados. No hay periodo de gracia ni forma de deshacerlo, y no guardamos una copia para poder ofrecerla.
Copias de seguridad. Los datos eliminados se retiran de inmediato del servicio en funcionamiento; una copia puede permanecer en copias de seguridad cifradas de la base de datos hasta 7 días antes de expirar. Nunca usamos copias de seguridad para restaurar una cuenta concreta.
Queda un registro mínimo, sin nombre ni dirección de correo: el identificador interno de la cuenta, una fecha, qué tienda la facturaba, el identificador de la suscripción o compra, qué versión de nuestras condiciones se aceptó y cuándo, y la fecha en que una tienda mencionó esa compra por última vez. Existe por dos motivos. Una suscripción comprada a través de Google o Apple sigue renovándose después de eliminar la cuenta — solo usted puede cancelarla, nosotros no — y cada renovación nos envía una notificación sobre una compra que de otro modo no podríamos identificar. Es también la única respuesta que queda sobre si se aceptaron nuestras condiciones.
Cuánto tiempo se conserva ese registro:
Los 180 días son un margen para reembolsos y contracargos: los contracargos de tarjeta suelen llegar hasta los 120 días y los reembolsos de las tiendas pueden tardar meses. Una suscripción que deja de dar señales no sigue moviendo la fecha y caduca por sí sola. Un proceso nocturno elimina el registro cuando pasa su fecha. Nada se conserva indefinidamente.
Nuestros propios registros contables de los pagos que realizó están en Stripe, Google o Apple y no en esta base de datos; eliminar su cuenta de billed no los afecta, ni afecta a los registros fiscales que estamos obligados a conservar.
En la aplicación billed solo utilizamos lo necesario para mantener su sesión iniciada y permitir el uso sin conexión (tokens de autenticación y una copia local de sus datos en su propio dispositivo). Sin cookies publicitarias de terceros.
Nuestro sitio web de marketing en billed.au es independiente y puede utilizar cookies de análisis, según dónde se encuentre usted y si ha dado su consentimiento — véase la sección 10.
Utilizamos Google Analytics en nuestro sitio web de marketing (billed.au) para entender cómo lo encuentran y usan los visitantes — qué páginas ven, cómo llegaron y en qué enlaces hacen clic. Esto nos ayuda a mejorar el sitio.
Google Analytics recopila información como la ubicación aproximada (a nivel de ciudad), el tipo de dispositivo y navegador y las páginas visitadas. Utiliza cookies para reconocer a los visitantes recurrentes. Esta información se agrega y no se utiliza para identificarle personalmente. Tenemos activada la anonimización de IP, por lo que Google no almacena su dirección IP completa.
Si se encuentra en la Unión Europea o el Reino Unido, preguntamos primero. Google Analytics no se carga y no se instala ninguna cookie de análisis hasta que usted lo acepte. En su primera visita, un aviso le pregunta si está de acuerdo; si lo rechaza, el análisis permanece desactivado y no volvemos a preguntar. Determinamos dónde se encuentra a partir de la zona horaria de su navegador, de modo que esto ocurre sin que recopilemos nada sobre usted de antemano.
Fuera de la UE y el Reino Unido, Google Analytics se carga al visitar el sitio web.
Si cambia de opinión. Su elección se guarda en su propio navegador (bajo billed-analytics en el almacenamiento local) y no en nuestros servidores, por lo que se aplica a ese navegador y dispositivo. Si borra los datos del sitio billed.au en su navegador, la elección se restablece y se le preguntará de nuevo en su próxima visita. También puede desactivar Google Analytics en cualquier navegador con el complemento de inhabilitación de Google.
Google Analytics no funciona dentro de la aplicación billed. Sus facturas, clientes, gastos y datos del libro de ruta nunca se envían a Google.
El tratamiento que Google hace de esta información se rige por la política de privacidad de Google.
Si se encuentra en el Espacio Económico Europeo o en el Reino Unido, lo siguiente se aplica de forma adicional al resto de esta política.
Quién es responsable. El responsable del tratamiento es MAJO INDUSTRIES PTY LTD (datos en la sección 1). Contacto: support@billed.au.
Base jurídica del tratamiento. Nos basamos en:
Sus derechos. Puede pedirnos una copia de sus datos personales, su rectificación, su supresión, la limitación del tratamiento, oponerse al mismo o recibirlos en un formato portátil. Muchas de estas acciones son inmediatas y autogestionadas: puede editar sus datos, exportarlo todo y eliminar sus registros empresariales en la aplicación (Ajustes → Zona de peligro). Para cualquier otra cosa, escriba a support@billed.au. Estas solicitudes son gratuitas y responderemos en el plazo de un mes.
Retirada del consentimiento. La retirada no afecta a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad. En cuanto al análisis del sitio web, puede cambiar su elección en cualquier momento desde su navegador — véase la sección 10.
Reclamaciones. Puede plantearnos cualquier cuestión en support@billed.au. También tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país — en España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — se haya puesto o no en contacto con nosotros primero.
Datos fuera de Europa. billed se opera desde Australia y sus registros se almacenan en Australia (sección 5). Australia no está cubierta por una decisión de adecuación de la UE. Para la transferencia de sus datos personales de usted a nosotros, las cláusulas contractuales tipo (módulo dos, responsable a encargado) adoptadas por la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de la Comisión Europea — y, para el Reino Unido, el International Data Transfer Addendum del Information Commissioner — están incorporadas en nuestras Condiciones del Servicio, en la sección 15, y se celebran al crear su cuenta. Para las transferencias ulteriores a los proveedores indicados en la sección 5, solo transferimos lo necesario para prestarle el servicio y adoptamos medidas razonables para protegerlo, incluidos los compromisos contractuales y de seguridad de dichos proveedores.
No vendemos su información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos. Nunca lo hemos hecho. Sus datos de negocio — clientes, facturas, gastos, registro de kilometraje — no se usan con fines publicitarios ni por nosotros ni por nadie, y no se envían a Google Analytics, que funciona únicamente en nuestro sitio web de marketing y nunca dentro de la aplicación (sección 10).
Acceso, rectificación y eliminación. Casi todo está en su mano y es inmediato: puede consultar y editar su información en la aplicación, exportarlo todo cuando quiera y eliminar su cuenta completa en Ajustes → Cuenta. Si prefiere que lo hagamos nosotros, o quiere una copia de lo que conservamos en otro formato, escriba a support@billed.au desde la dirección con la que inicia sesión y lo atenderemos sin dilación indebida. No le cobraremos por ello ni le trataremos de forma distinta por pedirlo.
Actualizaremos esta política a medida que billed evolucione e indicaremos la fecha arriba; los cambios sustanciales se anunciarán en la aplicación o por correo electrónico. Si tiene una duda sobre privacidad, escriba a support@billed.au — acusaremos recibo sin demora y trabajaremos con usted para resolverla en un plazo razonable. Si no queda satisfecho, puede dirigirse a la Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).
Resumo em linguagem simples: recolhemos o necessário para que a billed funcione para si — os dados da sua conta e a informação do negócio que introduz. Não vendemos os seus dados nem os usamos para publicidade. Os pagamentos são tratados pela Stripe (nunca vemos o seu cartão). Pode exportar os seus dados a qualquer momento e pedir a eliminação total da conta contactando o apoio ao cliente.
Esta versão em português é uma tradução disponibilizada para sua conveniência. Prevalece a versão original em inglês; em caso de divergência ou dúvida de interpretação, aplica-se o texto em inglês.
A billed (billed.au) é operada pela MAJO INDUSTRIES PTY LTD (ACN 658 191 176, ABN 76 658 191 176), Austrália. Tratamos dados pessoais de acordo com os Australian Privacy Principles previstos no Privacy Act 1988 (Cth). Contacto: support@billed.au.
Quando utiliza a digitalização de recibos ou a importação de documentos, a imagem ou o ficheiro que fornece é enviado para os serviços de IA da Google (Gemini) para extrair os dados, sendo o resultado devolvido à sua conta. Enviamos apenas o necessário para a funcionalidade que ativou. Não utilizamos os seus dados para treinar modelos de IA e usamos configurações destinadas a garantir que os nossos fornecedores de IA também não os utilizam para treinar os seus.
Recorremos a um pequeno conjunto de fornecedores reputados para operar a billed:
Os seus registos da billed e as fotografias de recibos são guardados na Supabase, na Austrália (região de Sydney). Alguns fornecedores tratam dados no estrangeiro — a Stripe (pagamentos), a Resend (envio de e-mail) e a Google (pesquisa de moradas e digitalização com IA) operam sobretudo a partir dos Estados Unidos e podem estar sujeitas às leis dos países onde atuam. Sempre que dados pessoais são transferidos para o estrangeiro, tomamos medidas razoáveis para que o destinatário os trate de forma coerente com os Australian Privacy Principles, incluindo através dos compromissos contratuais e de segurança dos fornecedores.
As compras em lojas de aplicações são diferentes. Se subscrever através da Google Play, a Google é o comerciante responsável (merchant of record): vende-lhe a subscrição, recebe o seu pagamento e emite o seu recibo. Nessa operação a Google é responsável independente pelos seus dados e não um subcontratante que atua por nossa conta, aplicando-se a política de privacidade da própria Google. Recebemos apenas um identificador de compra e o estado da subscrição — nunca os seus dados de pagamento. O mesmo se aplicará à Apple se a billed for publicada na App Store.
Os seus dados são transmitidos através de ligações encriptadas (HTTPS/TLS) e são encriptados em repouso pelo nosso fornecedor de alojamento, incluindo as cópias de segurança. As contas estão isoladas entre si ao nível da base de dados através de segurança ao nível da linha, pelo que uma conta não consegue ler os registos de outra, mesmo que um pedido seja alterado. O acesso aos sistemas de produção está limitado a pessoal autorizado que dele necessita para operar e apoiar o serviço, e os ficheiros guardados são disponibilizados apenas através de ligações assinadas de curta duração. Nenhum sistema é totalmente seguro, pelo que também lhe facilitamos guardar as suas próprias exportações.
Conservamos os seus dados enquanto a sua conta existir, para que o serviço funcione para si (mesmo que a subscrição caduque, para que possa continuar a exportar).
Quando elimina a sua conta, desaparece de imediato tudo o que lhe pertence: o seu acesso, faturas, orçamentos, clientes, despesas, registos de tempo, marcações, viagens, produtos, equipamento, dados do negócio, definições, numeração de documentos, notificações, e-mails agendados, o registo de aceitação dos nossos termos e todos os ficheiros de recibos e envios agendados. Não há período de tolerância nem forma de anular, e não guardamos uma cópia para o poder oferecer.
Cópias de segurança. Os dados eliminados são retirados de imediato do serviço em funcionamento; uma cópia pode permanecer em cópias de segurança encriptadas da base de dados até 7 dias antes de expirar. Nunca usamos cópias de segurança para restaurar uma conta individual.
Fica um registo mínimo, sem nome nem endereço de e-mail: o identificador interno da conta, uma data, qual a loja que faturava, o identificador da subscrição ou compra, que versão dos nossos termos foi aceite e quando, e a data em que uma loja mencionou essa compra pela última vez. Existe por duas razões. Uma subscrição comprada através da Google ou da Apple continua a renovar-se depois de a conta desaparecer — só o utilizador a pode cancelar, nós não — e cada renovação envia-nos uma notificação sobre uma compra que de outro modo não conseguiríamos identificar. É também a única resposta que resta sobre se os nossos termos foram aceites.
Durante quanto tempo esse registo é conservado:
Os 180 dias são uma margem para reembolsos e estornos: os estornos de cartão chegam habitualmente até 120 dias e os reembolsos das lojas podem chegar meses depois. Uma subscrição que fica em silêncio deixa de mover a data e expira por si. Um processo noturno remove o registo quando a data passa. Nada é conservado indefinidamente.
Os nossos próprios registos contabilísticos dos pagamentos que fez estão na Stripe, na Google ou na Apple e não nesta base de dados; eliminar a sua conta billed não os afeta, nem afeta os registos fiscais que somos obrigados a conservar.
Na aplicação billed utilizamos apenas o necessário para o manter com sessão iniciada e permitir o funcionamento offline (tokens de autenticação e uma cópia local dos seus dados no seu próprio dispositivo). Sem cookies de publicidade de terceiros.
O nosso site de marketing em billed.au é separado e pode utilizar cookies de análise, consoante o local onde se encontra e se deu o seu consentimento — ver a secção 10.
Utilizamos o Google Analytics no nosso site de marketing (billed.au) para perceber como os visitantes o encontram e utilizam — que páginas veem, como chegaram até nós e em que hiperligações clicam. Isto ajuda-nos a melhorar o site.
O Google Analytics recolhe informação como a localização aproximada (ao nível da cidade), o tipo de dispositivo e de navegador e as páginas visitadas. Utiliza cookies para reconhecer visitantes recorrentes. Esta informação é agregada e não é usada para o identificar pessoalmente. Temos a anonimização de IP ativada, pelo que o seu endereço IP completo não é guardado pela Google.
Se estiver na União Europeia ou no Reino Unido, perguntamos primeiro. O Google Analytics não é carregado e nenhum cookie de análise é instalado até que aceite. Na sua primeira visita, um aviso pergunta se concorda; se recusar, a análise permanece desativada e não voltamos a perguntar. Determinamos onde se encontra através da definição de fuso horário do seu navegador, pelo que isto acontece sem recolhermos previamente qualquer informação sobre si.
Fora da UE e do Reino Unido, o Google Analytics é carregado quando visita o site.
Se mudar de ideias. A sua escolha é guardada no seu próprio navegador (em billed-analytics, no armazenamento local) e não nos nossos servidores, pelo que se aplica a esse navegador e dispositivo. Se limpar os dados do site billed.au no navegador, a escolha é reposta e voltaremos a perguntar na visita seguinte. Pode também desativar o Google Analytics em qualquer navegador com o suplemento de desativação da Google.
O Google Analytics não funciona dentro da aplicação billed. As suas faturas, clientes, despesas e dados do livro de bordo nunca são enviados para a Google.
O tratamento desta informação pela Google rege-se pela política de privacidade da Google.
Se estiver no Espaço Económico Europeu ou no Reino Unido, aplica-se o seguinte, em complemento ao restante desta política.
Quem é responsável. O responsável pelo tratamento é a MAJO INDUSTRIES PTY LTD (dados na secção 1). Contacto: support@billed.au.
Fundamento jurídico do tratamento. Baseamo-nos em:
Os seus direitos. Pode pedir-nos uma cópia dos seus dados pessoais, a sua retificação, o seu apagamento, a limitação do tratamento, opor-se ao mesmo ou recebê-los num formato portátil. Muitas destas ações são imediatas e autónomas: pode editar os seus dados, exportar tudo e eliminar os registos do seu negócio na aplicação (Definições → Zona de perigo). Para tudo o resto, escreva para support@billed.au. Estes pedidos são gratuitos e responderemos no prazo de um mês.
Retirada do consentimento. A retirada não afeta a licitude do tratamento já efetuado. Quanto à análise do site, pode alterar a sua escolha a qualquer momento no seu navegador — ver a secção 10.
Reclamações. Pode expor-nos qualquer questão através de support@billed.au. Tem também o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de proteção de dados do seu país — em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) — quer nos contacte primeiro ou não.
Dados fora da Europa. A billed é operada a partir da Austrália e os seus registos são guardados na Austrália (secção 5). A Austrália não está abrangida por uma decisão de adequação da UE. Para a transferência dos seus dados pessoais de si para nós, as cláusulas contratuais-tipo (módulo dois, responsável para subcontratante) adotadas pela Decisão de Execução (UE) 2021/914 da Comissão Europeia — e, para o Reino Unido, o International Data Transfer Addendum do Information Commissioner — estão incorporadas nos nossos Termos de Serviço, na secção 15, e são celebrados quando cria a sua conta. Para as transferências ulteriores para os fornecedores indicados na secção 5, transferimos apenas o necessário para lhe prestar o serviço e tomamos medidas razoáveis para o proteger, incluindo os compromissos contratuais e de segurança desses fornecedores.
Não vendemos os seus dados pessoais nem os partilhamos para publicidade comportamental entre contextos. Nunca o fizémos. Os dados do seu negócio — clientes, faturas, despesas, livro de viagens — não são usados para publicidade por nós nem por ninguém, e não são enviados para o Google Analytics, que funciona apenas no nosso site de marketing e nunca dentro da aplicação (secção 10).
Acesso, retificação e eliminação. Quase tudo está nas suas mãos e é imediato: pode consultar e editar os seus dados na aplicação, exportar tudo a qualquer momento e eliminar a conta na totalidade em Definições → Conta. Se preferir que sejamos nós a fazê-lo, ou quiser uma cópia do que conservamos noutro formato, escreva para support@billed.au a partir do endereço com que inicia sessão e trataremos disso sem demora injustificada. Não cobramos por isso nem o tratamos de forma diferente por o pedir.
Atualizaremos esta política à medida que a billed evolui, indicando a data acima; alterações substanciais serão assinaladas na aplicação ou por e-mail. Se tiver alguma preocupação relacionada com privacidade, contacte support@billed.au — acusaremos a receção com brevidade e trabalharemos consigo para a resolver num prazo razoável. Se não ficar satisfeito, pode contactar o Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).